【採用コンサルが解説】スカウトメールの返信率を上げるポイント・例文集

会社として、より一層成長するために中途採用を増やしていくことになり、何名かの採用に携わってきたが、「スカウトメール」に初めて挑戦しようとしている。「スカウトメール」で何ができるのか、どのようなステップで進めていけばいいのか知りたい。

今回の記事では、このような方々へ向けて、「スカウトメール」とは何か、「スカウトメール」の返信率を上げるポイント・例文を、今まで110社以上のベンチャー企業の採用代行業務を担当してきた当社ポテンシャライトが解説していきたいと思います!



スカウトメールがいま注目されている

求人と聞くと、求人広告を一番に思い浮かべる方が多いと思います。

今までは、求人広告を掲載して求職者が応募するという採用手法が一般的でした。

しかしながら最近では、良い人材を獲得するためには、「求人情報を掲載し、待つ」だけではなく、企業自らが候補者にアプローチする「スカウト」を軸とした採用活動が必須になってきています。

そのうちの一つが「スカウトメール」なのです。


有効求人倍率の上昇から見られるように、現在は「超売り手市場」とも言われています。特に知名度の低いベンチャー企業では、多くの候補者を集めることが難しくなっている状況です。

そんな中、「特別感」を与えられ、求めるターゲット層に送りたい内容をダイレクトに伝えられる「スカウトメール」が攻めの採用手法として非常に有効であると注目を集めています。



スカウトメールの種類

それでは実際に、どのようなスカウトメールがあるのか見ていきましょう。

大きく分けるとスカウトメールには二種類あります。

一つ目は「この人に会いたい」と個別送信するスカウトメール、

二つ目は「条件にマッチした人材」に一斉送信するスカウトメールです。



「この人に会いたい」と個別送信するスカウトメール

当社が採用代行を行っている中で、より効果的でオススメなのは、こちらの求職者向けに個別送信するスカウトメールです。
「スカウト」という名のごとく、職務経歴書に書いてある経歴や志向性を見て、一人ひとりに合わせたメールを送信します。
「この会社に応募しよう!」「この会社で働いてみたい!」と思わせるようなメールを作成する必要があります。


スカウトメールを送る人材の選定に工数はかかります。

しかし、こうした個別送信をしたスカウトメールの方が返信率、開封率が高く、求める人材に対してアプローチしているので、結果として採用の際にミスマッチが少ないです。

そのため、当社では個別送信するスカウトメールをオススメしています。



「条件にマッチした人材に」一斉送信するスカウトメール

スカウトメールの一つとして、条件にマッチした人材に一斉送信するスカウトメールがあります。求職者が登録している職務経歴や希望条件と、企業が求める条件がマッチする人材を絞り込んで、スカウトメールを一斉送信します。

採用担当者としては、自動的に絞り込んでメールを送信できるため手間がかからないというメリットがありますが、このような一斉送信したスカウトメールは返信率、開封率ともに低く、面接までしたとしても、スキル感があわず採用に至らないというケースが多くあります。



スカウトメールの気になる返信率は?

スカウトメールを送信しても返信がなければ意味がないですよね。

そのため、メールを送信する方が一番気にされるのは返信率だと思います。

目安として、個別送信をしたスカウトメールは10~20%程度、一斉送信をしたスカウトメールは1~2%程度の返信率です。

しかし、これはあくまでも目安であり、いくつかのポイントを改善していけば返信率はグッと高まる可能性があります。



スカウトメールで返信率を高めるためのポイント

それでは、実際にスカウトメールで返信率を高めるためのポイントをいくつかご紹介していきます。


件名をわかりやすく魅力が伝わるものにする

求職者には毎日、何通ものメールが送られています。そのため、いかに開封されるかということが大事になってきます。

開封率をあげるためには、まず「件名」をわかりやすく魅力的なものにする必要があります。

もし可能であれば件名に個人名を入れることができると、より効果的です。名前を入れることで、一斉送信されているような印象を大幅に和らげることができ、「自分宛のメールだ」と求職者が感じやすくなります。



相手に特別感が伝わる内容にする

次に、相手に特別感が伝わる内容にすることが大切です。

「あなたの○○と言う経歴を拝見しました」「○○の経験を積まれているのですね」など、「あなただからこそオファーしました」ということをしっかり伝えましょう。

登録されている職務経歴書や自己PRをしっかりと見て判断しているということが求職者に伝われば、より返信率は高くなります。



次のアクションを明確にする

スカウトメールを送られた方が気にされることの一つとして、今後の選考フローはどのようになっているのか、ということが挙げられます。

せっかく興味を持ってもらっても、どのように選考が進むのか不明瞭であれば、返信されない可能性があります。

そのため、「まずはカジュアル面談」や「エントリー後二回面談」などと次のアクションが明確にしておくことで、イメージがつきやすく返信率が高まる傾向にあります。



送信時間を意識する

あなたの都合でスカウトメールを送信してはいませんか?

大学生の就職活動とは違って、転職活動をされている方は、現在もお勤めになられているため日中の対応ができないという方が多いです。

そのため、日中などに送ってしまうと他のメールに埋もれてしまう可能性が高くなってしまいます。

朝8:00~と夕方17:00~頃は通勤時間にあたる場合が多く、返信率が高い傾向にあります。

送信相手の行動を予想して、それに合わせたアクションが大切です。



スカウトメールに使える例文(件名・文面)

それでは、上記のポイントをふまえた上で、実際のスカウトメールに使える例文をご紹介します。


パターン1:エンジニア採用の場合のスカウトメール


【件名】【リモート勤務OK!】toB向けSaaSベンダーにて、バックエンドエンジニア募集!

【文面】

こんにちは。〇〇社、CTOの〇〇です。

〇〇様の株式会社〇〇での〇〇経験が目に留まりご経歴を拝見させて頂きました。

フロントエンドからバックエンドまで幅広く担当していらっしゃり、ピープルマネジメントのご経験もお持ちで素晴らしいですね!

エンジニアが開発しやすい体制構築への思いや、マネジメントとしての1on1などを通したコンディションのケアのご経験を拝見し、気配りをされるお優しい方なのだなと想像しました。

「会社や場所に縛られずに働けるスキルや経験を培っていきたい」

「0→1やデザインにチャレンジしたい」

という希望を拝見しました。弊社ではバックエンドは〇〇、アプリ側は〇〇を使っており、これまでのご経験を活かしながらも、サービスの立ち上がり段階だからこそのサービス企画上流やデザインなどもご興味や希望によって裁量をもってチャレンジいただける環境があります。

また、働き方のご希望があれば希望によりリモート・雇用形態がご相談可能です。

今後は、私とのカジュアル面談の後、代表と面談にて採用可否を決定させていただく予定です。ぜひ一度お会いできればと思います。

それでは、〇〇様のご応募をお待ちしております。



パターン2:人事採用担当の場合のスカウトメール


【件名】〇〇様のご経歴をお読みしました!よろしければ一度お話させて頂けませんか?

【文面】

こんにちは。〇〇社の採用担当です。

◯◯様の株式会社〇〇での中途採用経験、人材紹介などのご経験が目に留まり、ご連絡させていただきました!

営業職から事務職、クリエイターなど、幅広い職種で採用活動を推進されているのですね!

このさきやってみたいことに「中途採用チームの立ち上げフェーズでの組織作り」、「採用だけでなく、人事制度構築や研修制度の構築等、人事領域を幅広く経験」と拝見しました。

成長フェーズのスタートアップで、人事として採用だけでなく組織構築にもチャレンジすることに興味はありませんか?

他にもいろいろとお伝えしたいことがございますので、ぜひ直接お話しさせて頂き、お互いを知り合うことができればと思っています。お返事を頂ければ次のメッセージで日程調整のご案内をお送りさせていただきます。

また、すぐにでも選考に進みたい、というご要望があればご遠慮なくその旨もお伝えください!スケジュール調整はもちろんご面談の方法もお電話やSkypeなどで柔軟に対応致します。

それでは、〇〇様のご連絡をお待ちしております。



ポイントを解説

親近感を持って最後まで読んでもらえるよう、

  • 「個人名」をしっかりと記載 し、
  • あなただから送ったという「特別感」 を伝えています。
  • 会社側の紹介は端的に、興味を引く内容 にまとめます。
  • 最後は、候補者が次のアクションを起こしやすいように誘導 します。

カジュアル面談やオンライン面談などを利用すると返信のハードルも低くなり、返信率が高まります。候補者にしっかりと寄り添い、魅力的な文面にすることがポイントです。


スカウト採用の効果を伸ばすサービス

それでは、実際にスカウトメールを使った採用の効果を最大化するためのサービスをいくつかご紹介していきます。


スカウトメールの作成から運用まで任せるならポテンシャライト

ポテンシャライトでは、採用ノウハウが少ないベンチャー企業様を対象に

・採用ブランディング

・採用ノウハウの提供

・求人広告設計、運用支援

・エージェント開発、運用支援を行なっております。

スカウト代行業務だけでなく、御社の採用状況に合わせてオーダーメイドのサービスをご提供させていただくことが可能です。

ポテンシャライトに資料請求する(http://www.potentialight.co/contact.html


スカウトメールを無制限に送信できる Green

『Green』はスカウトメールの配信が無料で無制限送ることが出来る成功報酬型求人サイトです。
登録者の約8割は20代~30代の若手層で、Greenでの転職者の6割以上がエンジニア/デザイナーなので、若手IT/Web系の経験者採用に強いサイトといえます。

成功報酬型なので、費用がかかるのは採用が決定したときのみで、採用コストをおさえたいと考えている企業様におすすめのサービスです。

返信率20%のスカウト採用ツール Wantedly

『Wantedly』は月間利用者数が200万を超え、すべての職種をスカウト可能な求人サイトです。

様々なスキルを持ったユーザーが登録しているため、自社の採用ニーズに合った人材に出会えます。

プロフィールやアクティビティをもとにユーザーを検索することができ、返信率は平均すると、驚異の20%です。

会社紹介やブログ機能もあり、社員や会社の魅力を発信することも可能です。



スカウトメールの活用で、採用を成功に導きましょう!

「スカウトメール」の作成は工数はかかりますが、効果的に求職者の心を動かし、マッチ度の高い採用を可能にします。

とは言うものの、やはりはじめてスカウトメールをお送りする方にとっては難易度は高いと思います。

当社ポテンシャライトでは、今まで110社以上の採用業務に携わってきた経験から、御社の課題に沿った採用のお手伝いをいたします。

スカウトメール以外にも、採用についてお悩みの担当者様がいらっしゃれば、お気軽にご相談ください。

ポテンシャライトについて詳しく知る(http://www.potentialight.co/

土屋 夏美

スタートアップ支援で日本を元気にしたい😎
人材業界8年目🐽
新卒で大手人材会社に入り7年在籍、人材紹介事業MGRを経て⇒ポテンシャライトでベンチャー特化の採用コンサル